Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel

Salam, sobat Gaptex! Jika Anda cukup sering berurusan dengan seubrek data atau basis data, Anda mungkin kerap, atau, paling tidak, pernah bertemu dengan file berformat CSV (comma-separated values) yang dibuka dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Disini, data di satu baris tidak dipisahkan ke dalam beberapa kolom, melainkan, dijejalkan dalam satu sel, dan dipisahkan oleh simbol atau karakter khusus tertentu seperti tanda koma atau tanda titik koma sebagai pemisah antara satu atribut dengan atribut lain. Format penulisan seperti ini tentu saja amat memusingkan bagi yang membacanya, belum lagi untuk menggunakannya. Tidak bisakah data dipisahkan ke dalam kolom-kolom saja?

Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel

Jawabannya, tentu saja bisa. Microsoft Excel menyediakan tool bernama Text To Columns untuk memisahkan isi sebuah sel ke dalam beberapa kolom berdasarkan Delimiter, yakni sebuah simbol atau karakter khusus tertentu yang akan dijadikan sebagai indikator pemisahan. Delimiter dapat berupa tanda koma, spasi, tab, huruf, maupun tanda baca atau karakter lain.

Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel 1

Hal-hal yang perlu Anda ketahui sebelum menggunakan tool Text To Columns
– Pastikan seluruh data menggunakan Delimiter yang sejenis. Misal, seluruh data menggunakan tanda koma sebagai tanda pemisahnya. Jika ada ketidakseragaman, akan ada data yang terpisah dan ada pula yang tidak terpisah, sehingga Anda malah bakal tambah pusing alih-alih merasa terbantu.

– Hati-hati terhadap atribut data yang mengandung tanda yang sama dengan tanda pemisah yang digunakan sebagai Delimiter! Misal, kita menggunakan tanda koma sebagai Delimiter. Namun, di dalam data terdapat atribut alamat, yang di dalamnya terdapat pula penggunaan tanda koma. Jika diabaikan, maka isi atribut alamat pun akan terpisah ke dalam beberapa kolom. Dalam beberapa kasus, semisal Anda memang ingin memisah isi atribut alamat ke dalam kolom-kolom nama jalan, kecamatan, kota, dan lain-lain, hal ini tentu bukan masalah. Namun, jika tidak demikian, maka hal ini menjadi masalah. Jika jumlah data begitu banyak, mungkin akan lebih praktis bila Anda membiarkannya terpisah terlebih dahulu baru kemudian menggabungkannya kembali. Jika jumlah data relatif sedikit, Anda bisa mengapit atribut alamat dengan tanda petik dua. Isi data yang diapit tanda petik dua tidak akan dipisahkan.

Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel 2

(Hati-hati dengan data semacam ini)

Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom Dengan Text To Columns
1. Buka file yang datanya hendak Anda pisahkan ke dalam kolom-kolom.
Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel 3

2. Blok semua sel yang hendak Anda pisahkan tersebut.
Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel 4

3. Klik tab Data, kemudian perhatikan grup Data Tools. Klik ikon Text To Columns. Kotak dialog Convert Text To Columns Wizard akan ditampilkan.
Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel 5

Artikel menarik:  Semua Tentang Ethernet

4. Di bawah tulisan “Choose the file type that best describes your data:”, pilih opsi Delimited. Klik tombol Next.
Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel 6

5. Di bawah tulisan “Delimiters”, pilih tanda pemisah data Anda. Anda cukup memilih satu saja bila tanda pemisah di keseluruhan data adalah sama. Meski, Anda bisa saja memilih lebih dari satu. Data akan dipisahkan berdasarkan tanda mana saja yang Anda pilih.
– Opsi Tab untuk memisahkan berdasarkan tab di dalam data.
– Opsi Semicolon untuk memisahkan berdasarkan tanda titik koma di dalam data.
– Opsi Comma untuk memisahkan berdasarkan tanda koma di dalam data.
– Opsi Space untuk memisahkan berdasarkan spasi di dalam data.
– Opsi Other, bisa Anda isikan sendiri untuk memisahkan berdasarkan simbol atau karakter khusus yang Anda masukkan.

Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel 7

6. Perhatikan tulisan “Treat consecutive delimiters as one”. Berikan tanda centang pada kotaknya untuk memastikan bahwa beberapa tanda pemisah yang muncul secara berurutan akan dianggap sebagai satu tanda pemisah. Bila tidak, maka tanda pemisah yang muncul beberapa kali secara berurutan akan dipisahkan menjadi sel-sel kosong.

7. Di samping tulisan “Text Qualifier”, Anda bisa memilih simbol atau karakter khusus yang akan diabaikan oleh pemisahan. Pilih tanda petik dua supaya data yang diapit tanda tersebut tidak turut dipisahkan menjadi kolom-kolom.

8. Hasil pemisahan akan bisa Anda lihat di kotak Data Preview. Bila hasil yang ditampilkan sudah sesuai dengan harapan, klik tombol Next.

9. Setelah itu, Anda akan diminta untuk menentukan tipe data untuk kolom-kolom yang dihasilkan. Caranya, di kotak Data Preview, pilih sebuah kolom, kemudian di Column Data Format Anda pilih tipe data untuk kolom tersebut. Lakukan hal yang sama untuk setiap kolom yang lain. Secara default, Microsoft Excel akan menggunakan tipe data General.

Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel 8

10. Terakhir, perhatikan kotak Destination. Anda bisa mengisi kotak ini dengan alamat sel tempat Anda ingin menaruh hasil pemisahan data. Secara default, hasil pemisahan data akan ditaruh di atas data asli, sehingga data asli akan hilang. Bila Anda tidak ingin menghilangkan data asli, Anda bisa menentukan di sel mana hasil pemisahan data hendak Anda taruh. Jika sudah, klik tombol Finish.

Cara Memecah Isi Sel Menjadi Beberapa Kolom di Microsoft Excel 9

Begitulah cara memecah isi sel menjadi beberapa kolom di Microsoft Excel. Semoga bermanfaat!